Preparación de la mesa de reuniones

 

Mesa de reunión

Mesa de reunión

 

Independientemente del tipo o del lugar donde vaya a celebrarse, toda reunión precisa de planificación y protocolo. Para ello, deberán tenerse en cuenta aspectos tan fundamentales como la preparación de la mesa, que debe adecuarse a las características o a la disposición de elementos necesarios para la misma. Así, por ejemplo, en determinadas ocasiones se puede precisar de la utilización de medios audiovisuales como vídeo, proyector, ordenadores, micrófonos, pantallas, etc. Que pueden influir en aspectos como la elección de la sala o el tipo de mesa. En el caso de que fuese necesario colocar una pantalla y un proyector, lo más lógico sería utilizar una en forma de U.

Junta de directivos con el protocolo correcto

Junta de directivos

 

Lo recomendable es que la que se utilice sea de materiales nobles. En caso de que no lo fuera, podrá taparse con una tela de un tono acorde al color corporativo de la entidad. Además, las mesas de reuniones no deben llevar adorno alguno y suelen ser anchas para ofrecer más espacio a cada asistente a los efectos de que pueda desplegar cómodamente sus papeles y documentación.

Sobre ella deberán disponerse de forma adecuada los siguientes elementos:

• En el centro del espacio reservado a cada asistente en la mesa se dispondrá la documentación, y encima de ella el orden del día( en folio o tarjetón, dependiendo de la extensión).

• A su derecha, una tarjeta con el nombre y apellidos de la persona que ocupará esa plaza (sirve para indicarle que ese puesto es suyo).

• Si hubiera un regalo, igualmente a la derecha, tras el tarjetón.

• Al mismo lado y algo más alejado de la silla, un vaso ancho y bajo y una botella de agua mediana con la chapa abierta – pero colocada encima-. Si no se dispone una, han de colocarse sendos posavasos absorbentes. Si se desea ofrecer de agua algún refresco, se colocaran todas las botellas de bebidas (Tamaños pequeños) juntas sobre una pequeña bandeja que contendrá igualmente una servilleta de papel, un abrebotellas y un vaso.

• En la posición central, tras la documentación un letrero de fácil visión para el resto, con el apellido más el tratamiento de señor del asistente que ocupa la plaza.

• A la derecha de la documentación, un bolígrafo o lapicero. En el lado izquierdo, un bloc de notas (en caso que no haya, se ofrecerán folios o cuartillas en blanco). Para no llegar demasiado el espacio, en caso de dar folios, éstos se pueden meter en una carpeta (puede ser de papel, con el anagrama de la entidad y encima de los folios en blanco el orden del día).

• En algunas reuniones de alto nivel, donde los asistentes no se conocen es conveniente añadir un tarjetón con el croquis de la mesa indicando quién se sienta en cada lugar especificando nombre, apellido y cargo (confiere más seguridad). En este supuesto, no debe haber fallos en el protocolo de los asientos.

• Si la mesa fuera muy grande y muchos los asistentes, se recomienda colocar micrófonos individuales sin cables(o con ellos por debajo para que no molesten).

• Es costumbre en algunas empresas colocar un platito con caramelos, pero se entiende que no es adecuado, ya que en una reunión es incompatible hablar y comer.

• Suelen disponerse, igualmente, recipientes – a modo de ceniceros- colocados estratégicamente a lo largo de la mesa (sirven para tirar papeles u otros desperdicios).

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