Factores que podrían arruinar un evento

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Planificar un evento es una tarea ardua, pues implica una serie de pasos que se deben realizar con anticipación para conseguir el éxito. Desde el espacio, los invitados, los ponentes, el equipo de la comisión organizadora, equipamiento, etc. son componentes primordiales que no deben pasarse por alto.

Es por eso que le brindamos algunos posibles factores que perjudicarían un evento

Espacio contraproducente

El recinto para desarrollar el evento requiere tener la capacidad adecuada para el número de invitados y ponentes. Además, se debe evitar el sobrecupo, de igual manera poseer la suficiente seguridad y señalización ante cualquier imprevisto.

Fotografía: Innovación Audiovisual

Registro adecuado

Durante el proceso de planificación del evento, se debe tener en cuenta ciertos detalles como por ejemplo la lista de invitados y los medios que cubrirán la ceremonia para mantener un registro.

Con respecto a los asistentes, estos deben ser seleccionados de acuerdo al propósito del evento, pues su presencia le otorga mayor relevancia y atrae la atención de los medios.

Cronograma mal organizado

El orden y la puntualidad son la carta de presentación de todo evento, es por eso que la comisión organizadora debe tener muy claro el programa con las actividades y la duración del mismo, el nombre de los presentadores y los elementos técnicos que se requerirán.

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Fotografía: Destinonegocio

Falta de inventario

Lo peor que puede ocurrir es que la comisión organizadora no prevea el equipamiento que requerirá, ya sean equipos o servicios, además que desconozca los espacios del evento y las conexiones eléctricas si en caso se va a contar con equipos tecnológicos o en todo caso verificar si estos pueden ser utilizados en cualquier momento.

Proveedores ineficientes

Cuando se solicitan los equipos a último momento pueden presentarse muchos problemas. Si el proveedor es una empresa deficiente pues solo se limitarán a entregar equipos y servicios, mas no de enviar una persona idónea para el manejo de los mismos.

Asimismo es responsabilidad de los organizadores elegir a los proveedores adecuados para la realización del evento, ya que la imagen de la marca es la principal protagonista, es por eso que la elección de los proveedores garantizan el lucimiento y la creatividad del evento.

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Fotografía: Compramax

Ausencia de servicio técnico

En todo evento se debe contar con la presencia de un operador capacitado para manejar los equipos tecnológicos, pues suelen ser costosos y complejos, y de su correcto funcionamiento depende el éxito de la actividad. Al contratar un proveedor, este se hace responsable del operamiento de los equipos y cuenta con un back up de los equipos que serán utilizados.

Recuerde que lo menos económico no siempre es la mejor opción. Es por eso que debe contratar a proveedores serios que no se limiten a entregar equipamiento tecnológico, sino que además envíen personal idóneo para operarlos y hacerse responsables de su buen funcionamiento.


Fuentes:
http://www.merca20.com/4-factores-que-arruinan-un-evento-de-marca/
http://www.hospitalidadynegocios.com/articles/2031/los-cinco-errores-tecnicos-que-pueden-arruinar-un-evento
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